Wat kosten no-shows je restaurant?
Een gereserveerde tafel die leeg blijft, voelt als een gemiste avond. Maar pas als je het over een heel jaar uitrekent, zie je hoe groot de schade echt is. Twee lege tafels voor vier personen per week lijken weinig, maar bij een gemiddelde besteding van € 50 exclusief btw loopt dat op tot zo'n € 20.000 omzet per jaar. Omdat je personeel, huur en energie gewoon doorlopen, gaat een groot deel daarvan rechtstreeks van je winst af.
Zo rekent de calculator
- Omzetverlies per week = no-shows per week × gemiddelde besteding per gast exclusief btw
- Omzetverlies per jaar = omzetverlies per week × weken open per jaar
- Gemiste marge = omzetverlies × brutomarge % ÷ 100
- Voorgestelde fee = besteding per gast × brutomarge %, naar boven afgerond op hele euro's
Waarom de marge en niet de omzet? Ingrediënten die je niet gebruikt, kun je vaak nog inzetten voor andere gasten of de volgende dag. Wat je echt kwijt bent, is de bijdrage die de gast had geleverd aan je vaste kosten en winst. Kon je de tafel alsnog aan een walk-in geven, dan is je schade lager. Zet in dat geval alleen de tafels die echt leeg bleven in de calculator.
Rekenvoorbeeld
Een restaurant heeft gemiddeld 8 no-shows per week. Een gast besteedt € 50 exclusief btw en de brutomarge is 70%. Per week is het omzetverlies 8 × € 50 = € 400. Over 50 weken is dat € 20.000 omzet per jaar, waarvan € 14.000 aan gemiste marge. Een no-show fee in verhouding tot die schade is € 50 × 0,70 = € 35 per persoon.
Aanbetaling of creditcardgarantie
Er zijn twee gangbare manieren om no-shows af te dekken. Bij een aanbetaling betaalt de gast bij het reserveren een deel vooraf, dat je later verrekent met de rekening. Dat geeft de meeste zekerheid en werkt goed voor groepen, feestdagen en vaste menu's. Bij een creditcardgarantie leg je alleen de kaartgegevens vast en schrijf je pas een bedrag af als de gast niet komt of te laat annuleert. Voor gasten voelt dat laagdrempeliger. Veel reserveringssystemen ondersteunen beide; kies wat past bij je gasten en je type zaak.
Maak je voorwaarden vooraf duidelijk
Een no-show fee werkt alleen als de gast vooraf weet waar hij aan toe is. Noem het bedrag, de termijn waarbinnen kosteloos annuleren kan en hoe de gast kan annuleren, al tijdens het reserveren en nog een keer in de bevestiging. Houd het bedrag redelijk en in verhouding tot je werkelijke schade; daar helpt deze calculator bij. Een vriendelijke herinnering een dag van tevoren voorkomt bovendien veel no-shows, want de meeste gasten zijn het gewoon vergeten. Lees ook wat gasten over hun rechten te horen krijgen in onze gids over no-shows en annuleren. Deze tool is een rekenhulp en geen juridisch of fiscaal advies. Vraag je boekhouder hoe je een fee administratief verwerkt, en lees in fooi en belasting hoe het zit met andere extra's die gasten betalen.
Hoe verder?
Zie je hoeveel een lege tafel kost, dan wordt ook duidelijk hoeveel rust een goed reserveringsbeleid oplevert. Wil je weten hoe zwaar het verlies weegt ten opzichte van je vaste kosten? Gebruik dan de break-even calculator om te zien hoeveel gasten je per maand nodig hebt.